Boek ons
Denk mee

Opdrachtgevers betalen te laat

09-03-2016

Diana stuurde ons onlangs via Facebook een bericht. Als zzp’er gebeurt het haar vaak dat opdrachtgevers hun facturen te laat betalen. Irritant! Voer voor een nieuwe meedenker. We vroegen jullie haar probleem om te denken of  Diana te voorzien van een goede, creatieve oplossing.

Wanbetalers

Ze omschreef haar probleem als volgt:

Hoe zou ik opdrachtgevers die hun facturen te laat betalen, en zonder één of twee herinneringen helemaal niet zouden betalen, kunnen omdenken? Lijkt me erg interessant om jullie of andermans visie daarop te horen! Want zowel positieve als negatieve motivatie helpt niet.

Qua positieve motivatie heb ik onder andere korting geprobeerd. Ook heb ik de betaaltermijn al eens opgerekt van 2 weken naar 4 weken en naar 30 dagen. Wat denk je? Het percentage wanbetalers steeg! Zou er een verband zijn tussen factuurtermijn en wanbetaling?

Qua negatieve motivatie heb ik het geprobeerd met ludieke herinneringen en smeekbedes tot het dreigen met boetes. Ik zit er momenteel over te denken om 50% vooraf te factureren. Ik begin pas te werken als er geld op de bank staat. Bij de meeste opdrachten is haast geboden, dus dat motiveert de klant misschien wel?

Veel ideeën

We kregen alleen hier op de website al bijna zestig reacties en ook op Facebook stroomden de reacties binnen. Jullie kwamen met ontzettend veel verschillende ideeën. Gewenst gedrag belonen door korting te geven bij op tijd betalen. Of opdrachtgevers juist (een deel) vooraf laten betalen. Persoonlijk contact zoeken met de mensen die jouw factuur behandelen, stoppen met klanten die niet op tijd betalen, je betalingstermijn verlengen, je betalingstermijn juist verkorten.

Wat ons opviel

Er waren een paar interessante reacties die ons opvielen. Sander Snoeren vertelt dat hij ooit heeft gelezen dat Steve J. Martin namens de Engelse belastingdienst op de aanslag niet vermeldde dat 57% van de belastingbetalers op tijd betaalt, maar het absolute aantal. Dus “zoveel miljoen mensen betalen op tijd”. Door dat zinnetje steeg het percentage naar 86% omdat mensen blijkbaar bij de meerderheid willen behoren. Volgens Sander het onderzoeken waard en daar zijn we het helemaal mee eens. Interessant!

Van de reactie van Robbert werden we ook heel blij. Hij stelt voor jouw klant te feliciteren en als Slechts Betalende Klant extra in het zonnetje te zetten. Deed ons aan dit geweldige filmpje van Hema denken.

Toch bleek dit probleem meer iets dat simpelweg opgelost moet worden. Hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk moeten ze gewoon betalen.

Reactie van Diana

Hieronder de reactie van Diana op al jullie ideeën:

Ik heb alle reacties aandachtig gelezen en was aangenaam verrast door de hoeveelheid en de variëteit. Volgens sommigen (Mischa) moest ik de situatie leren accepteren en volgens anderen (Ronald de Bruijn) juist niet. Ik heb eigenlijk aan praktisch elke reactie iets gehad, aan sommige meer dan aan andere natuurlijk.

Heleen, Maarten, Joop en Karen (misschien vergeet ik iemand) raadden vooruitbetalen aan, iets wat ik zelf ook al een tijd overwoog en nu nog serieuzer zal gaan overwegen. Echter, dit betekent ook meer factuurmomenten en dus meer administratieve rompslomp.

Charlotte en J. Kelleter wezen mij op persoonlijk contact. Ik stuur mijn herinneringen normaliter via de mail en persoonlijk contact heeft er in ieder geval voor gezorgd dat één lang openstaande factuur binnen één dag werd betaald. Ik zal dus vaker gaan bellen in plaats van mailen, al moet ik dan wel een persoonlijke drempel over.

Dit persoonlijke contact heeft er in een ander geval wel voor gezorgd dat ik meer begrip heb gekregen voor de situatie van de ‘wanbetaler’. Het betreft de uitgever van een magazine, die zijn geldeisers pas kan betalen zodra zijn adverteerders hebben betaald.

Ook Saskia heeft mij geholpen, door in feite voor te stellen mijn betalingstermijn te synchroniseren met die van de klant. M.n. grote klanten hanteren standaard een betalingstermijn van 30 dagen en wijken hier niet van af. Ik ga er in deze gevallen nu standaard van uit dat er binnen 30 dagen en niet binnen ‘mijn’ 14 dagen wordt betaald.

Het ‘spiegelen’ van Juriaan vond ik een creatieve: word klant van je klant en betaal zelf te laat. Hoewel dit praktisch niet gaat werken, vond ik dit wel een van de creatiefste antwoorden.

Tot op zekere hoogte heb ik het betaalgedrag van klanten dus geaccepteerd. Ik ga sowieso vaker nabellen en in sommige hardnekkige gevallen misschien ook ‘gewoon’ kappen met een klant. Bij wanbetaling betreft het vaak relatief kleine facturen en loont het letterlijk en figuurlijk niet om hier al te veel tijd in te steken. Zo’n klant is het gewoon niet waard.

Het meeste heb ik gek genoeg gehad aan een onconventionele tip van een anoniem iemand: focus je op het binnenhalen van opdrachten. Hoe meer opdrachten, hoe meer facturen, hoe minder die paar niet-betaalde facturen ertoe doen! Eén factuur van honderd of een paar honderd euro mag niet het verschil maken tussen een goede en een slechte maand, dus wellicht ligt mijn focus verkeerd inderdaad! Het wanbetalen an sich is misschien niet het probleem, maar er is een onderliggend probleem: ik heb te weinig opdrachten! Of eigenlijk precies genoeg, waardoor één wanbetaler het verschil maakt tussen een goede en slechte maand.

Bedankt

Alle meedenkers bedankt voor jullie reacties! Mocht de anonieme tipgever dit lezen: we sturen je heel graag alsnog jouw prijs op! Voor meer meedenkcasussen klik je hier. Zit je trouwens zelf met een probleem en ben je benieuwd hoe onze meedenkers daar tegenaan kijken? Mail ons dan gerust en we bekijken samen of jouw inzending geschikt is voor deze rubriek.

Illustratie: thethreesisters

Licentie: CC BY 2.0

63 reacties
Omdenken bij jouw organisatie?
Dat kan!
Bekijk de mogelijkheden
Nelleke Poorthuis
09-03-2016

Eigen omdenkverhaal? Denk mee! We zijn altijd op zoek naar mooie staaltjes omdenkerij.

Reageren onder dit verhaal kan helaas niet meer, maar we horen graag wat je wilt vertellen via contact@omdenken.nl.
M
Mark
17-03-2016
Ik persoonlijk heb vaak terugkerende opdrachtgevers en/of zit bij de opdrachtgever freelance op locatie.
Wanneer ik op locatie zit en de factuur langer dan een maand open staat dan kom ik niet meer. Dit is ook zo vermeld in het contract. Hier moet je je ook wel echt aan houden. Na de eerste keer dat je dit doet zal de klant in de toekomst meestal wel op tijd betalen.

Voor andere opdrachtgevers lever ik mijn producten op in dezelfde snelheid als dat er over het algemeen wordt betaald. Voor slechte betalers laat ik de opdracht eerst even een paar weken liggen. Daarbij vermeld ik ook dat als ze voortaan sneller betalen ze voorrang krijgen.

Ook bouw ik in mijn werk vaak de mogelijkheid in deze inactief te maken bij extreme wanbetaling. Dan hebben we het over 3 maanden openstaande factuur of langer. Voor de factuurwaarde + een boete activeer ik het product dan weer.
Maar dit moet ook maar toevallig in je mogelijkheden liggen.

Heb je dit niet? Dan is korting bij het betalen binnen een bepaalde termijn een heel goed werkend middel.
Maak je factuur 5% duurder en geef 5% korting wanneer er betaald wordt binnen 30 dagen. De meeste mensen betalen de factuur dan graag binnen die termijn.

Bij de grotere klussen of nieuwe klanten vraag ik altijd 50% vooraf. Dit is niet abnormaal.
Als klanten dit er niet voor over hebben dan hebben ze over het algemeen ook geen zin om je uiteindelijke factuur te betalen.
S
Sas
17-03-2016
Een boekhouder van een groot bedrijf dat als de klant niet snel van betalen was.
Informeerde ze naar de verjaardag van de secretaresse, en gave een hele grote bos bloemen met hun firma naam.
Omdat ze met de grote bos zelfs de directeur zelf overtroefde was de betaling snel geregeld.
G
Guido
17-03-2016
Ah... slecht betaalgedrag. Een van de hoofdredenen waarom ik gestopt ben met werken voor klanten en alleen nog maar aan mijn eigen websites werk. Soms moet je iets dat niet goed werkt niet optimaliseren maar gewoon schrappen. Veel leuker en je bouwt iets op voor jezelf... www.lekkernooitmeeraandenken.nl

Mocht je daar niet aan toe zijn, dan geldt voor veel zzp'ers dat ze flinke stappen kunnen zetten door over te stappen van een woord- of uurtarief naar het aanbieden van kant en klare producten of pakketten. Hier is veel informatie over te vinden wanneer je zoekt op "productized services" en de Amerikaanse Tim Conley biedt hier bijvoorbeeld veel informatie over aan. Even anders denken, maar uiteindelijk veel makkelijker en veel duidelijker voor beide partijen. Discussies over uurtarieven verdwijnen (want o wee als jij jezelf meer durft te betalen dan je klant zichzelf gunt) en veel klanten vinden het ineens niet raar om nu wél 100% vooraf te betalen.

Uiteraard vergt 100% vooraf betalen altijd dat je het vertrouwen van je klanten wint en vasthoudt. Een goede en vooral informatieve website, ervaringen van andere klanten tonen en meer van dat soort ongein.

Een cynische groet vanuit een comfortabele en heerlijk klantloze huiskamer.
D
Danny
17-03-2016
Misschien is het aardig de betalers een positieve betalingsprikkel te geven waarbij de prijs oploopt naarmate de tijd verstrijkt. OF als ze op tijd betalen jij nog een "gratis" klus verricht die vervalt als ze later betalen dan......
Overigens is het niet ongebruikelijk om de betaling gestaffeld te laten verlopen, 30% bij aanvang, 20% bij eerste mijlpaal etc.
A
Aforum
15-03-2016
Persoonlijk naar de eindgebruiker gaan en uitleggen dat je nog een openstaande post hebt en die buiten de afgesproken betalingstermijn is. En vragen wanneer jij de betaling mag verwachten. Spreek maar "Luidkeels" dat de omgeving het mag horen, want dat vindt men over het algemeen niet prettig. Geen incasso in huren, want dat zet geen zoden aan de dijk. Mensen inhuren (Tatoos + Spierballen) die de debiteur goed kunnen irriteerden nerveus maken, zodat de ZZPer altijd achterom moet kijken. Ik ga nu zo te werk, dat ik iemand heb gevonden die het op deze werkwijze hanteert en het werkt.
R
Robbert
15-03-2016
Geachte klant/relatie
Van harte proficiat. Uw bent deze maand mijn slechtst betalende klant. Het was even spannend, en het spande erom of u het wel zou halen. Echter zijn uw directe tegenstanders met het binnen de gestelde termijn betalen van hun factuur net achter u geëindigd.
Wij zijn voornemens u als winnaar te vermelden op onze facebook pagina zodat u bij uw en mijn collega's geroemd kunt worden voor deze prestatie
Nogmaals van harte proficiat.

Ps mocht u hierop op enige wijze geen prijs op stellen, dan verzoeken wij u om zsm de openstaande factuur alsnog te betalen.
R
Mirjam
15-06-2016
Wel ff de taal- en stijlfoutjes eruit halen voor nog beter effect :)
R
Dunya
17-03-2016
Haha! Briljant.
S
Saskia
12-03-2016
Het is jouw betalingstermijn die overschreden wordt, maar klopt die wel met de hunne? Als je bij start van je opdracht om de factuurvereisten van het bedrijf vraagt krijg je inzicht in hun gebruikelijke termijn én ontdek je welke afdeling / persoon straks verantwoordelijk is voor de betaling. Pas de termijn op je factuur aan aan de hunne (als ie voor jou acceptabel is).

En wordt er dan alsnog niet betaald? Ga dan niet mailen of bellen met 'klopt het dat deze factuur niet betaald is'. Dat klinkt vriendelijk, maar A jij weet dat al zeker, dat heb je goed uitgezocht en B het antwoord op een dergelijke vraag is 'ja', maar noopt deze niet tot actie. Vraag bijvoorbeeld 'hoeveel dagen uitstel hebben jullie nodig'. Dikke kans dat dit hun eer te na is en ze direct betalen.
M
Martijn
11-03-2016
De vraag is of de klant voldoende op orde is om snel te kunnen betalen. Vaak kan er niet worden betaald omdat er niet tijdig wordt goedgekeurd. Zoek tijdens je opdracht uit wie er kan goedkeuren en bel diegene eens op vlak voordat je de betaling verwacht om te vragen of alles in orde is. Is wel wat meer werk maar de relatie is er en ook weer een mooi contactmomentje.
J
J. Wilms
11-03-2016
In plaats er van uit te gaan dat het bij de klant ligt kun je proberen in contact te komen met de vraag of er iets mis was met de levering of onduidelijkheden over de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Dit was in mij. Verleden als credit controller nationaal en internationaal altijd een goede gespreksopener.
R
Raymond Hennekens
11-03-2016
Stuur per mail een aanmaning met de mededeling dat indien betaling niet voor X volgt de vordering uit handen zal worden gegeven aan incassoburo en plaats in cc een naam van een incassoburo met een klein tik foutje zodat deze niet aankomt.