Boek ons
Denk mee

Opdrachtgevers betalen te laat

09-03-2016

Diana stuurde ons onlangs via Facebook een bericht. Als zzp’er gebeurt het haar vaak dat opdrachtgevers hun facturen te laat betalen. Irritant! Voer voor een nieuwe meedenker. We vroegen jullie haar probleem om te denken of  Diana te voorzien van een goede, creatieve oplossing.

Wanbetalers

Ze omschreef haar probleem als volgt:

Hoe zou ik opdrachtgevers die hun facturen te laat betalen, en zonder één of twee herinneringen helemaal niet zouden betalen, kunnen omdenken? Lijkt me erg interessant om jullie of andermans visie daarop te horen! Want zowel positieve als negatieve motivatie helpt niet.

Qua positieve motivatie heb ik onder andere korting geprobeerd. Ook heb ik de betaaltermijn al eens opgerekt van 2 weken naar 4 weken en naar 30 dagen. Wat denk je? Het percentage wanbetalers steeg! Zou er een verband zijn tussen factuurtermijn en wanbetaling?

Qua negatieve motivatie heb ik het geprobeerd met ludieke herinneringen en smeekbedes tot het dreigen met boetes. Ik zit er momenteel over te denken om 50% vooraf te factureren. Ik begin pas te werken als er geld op de bank staat. Bij de meeste opdrachten is haast geboden, dus dat motiveert de klant misschien wel?

Veel ideeën

We kregen alleen hier op de website al bijna zestig reacties en ook op Facebook stroomden de reacties binnen. Jullie kwamen met ontzettend veel verschillende ideeën. Gewenst gedrag belonen door korting te geven bij op tijd betalen. Of opdrachtgevers juist (een deel) vooraf laten betalen. Persoonlijk contact zoeken met de mensen die jouw factuur behandelen, stoppen met klanten die niet op tijd betalen, je betalingstermijn verlengen, je betalingstermijn juist verkorten.

Wat ons opviel

Er waren een paar interessante reacties die ons opvielen. Sander Snoeren vertelt dat hij ooit heeft gelezen dat Steve J. Martin namens de Engelse belastingdienst op de aanslag niet vermeldde dat 57% van de belastingbetalers op tijd betaalt, maar het absolute aantal. Dus “zoveel miljoen mensen betalen op tijd”. Door dat zinnetje steeg het percentage naar 86% omdat mensen blijkbaar bij de meerderheid willen behoren. Volgens Sander het onderzoeken waard en daar zijn we het helemaal mee eens. Interessant!

Van de reactie van Robbert werden we ook heel blij. Hij stelt voor jouw klant te feliciteren en als Slechts Betalende Klant extra in het zonnetje te zetten. Deed ons aan dit geweldige filmpje van Hema denken.

Toch bleek dit probleem meer iets dat simpelweg opgelost moet worden. Hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk moeten ze gewoon betalen.

Reactie van Diana

Hieronder de reactie van Diana op al jullie ideeën:

Ik heb alle reacties aandachtig gelezen en was aangenaam verrast door de hoeveelheid en de variëteit. Volgens sommigen (Mischa) moest ik de situatie leren accepteren en volgens anderen (Ronald de Bruijn) juist niet. Ik heb eigenlijk aan praktisch elke reactie iets gehad, aan sommige meer dan aan andere natuurlijk.

Heleen, Maarten, Joop en Karen (misschien vergeet ik iemand) raadden vooruitbetalen aan, iets wat ik zelf ook al een tijd overwoog en nu nog serieuzer zal gaan overwegen. Echter, dit betekent ook meer factuurmomenten en dus meer administratieve rompslomp.

Charlotte en J. Kelleter wezen mij op persoonlijk contact. Ik stuur mijn herinneringen normaliter via de mail en persoonlijk contact heeft er in ieder geval voor gezorgd dat één lang openstaande factuur binnen één dag werd betaald. Ik zal dus vaker gaan bellen in plaats van mailen, al moet ik dan wel een persoonlijke drempel over.

Dit persoonlijke contact heeft er in een ander geval wel voor gezorgd dat ik meer begrip heb gekregen voor de situatie van de ‘wanbetaler’. Het betreft de uitgever van een magazine, die zijn geldeisers pas kan betalen zodra zijn adverteerders hebben betaald.

Ook Saskia heeft mij geholpen, door in feite voor te stellen mijn betalingstermijn te synchroniseren met die van de klant. M.n. grote klanten hanteren standaard een betalingstermijn van 30 dagen en wijken hier niet van af. Ik ga er in deze gevallen nu standaard van uit dat er binnen 30 dagen en niet binnen ‘mijn’ 14 dagen wordt betaald.

Het ‘spiegelen’ van Juriaan vond ik een creatieve: word klant van je klant en betaal zelf te laat. Hoewel dit praktisch niet gaat werken, vond ik dit wel een van de creatiefste antwoorden.

Tot op zekere hoogte heb ik het betaalgedrag van klanten dus geaccepteerd. Ik ga sowieso vaker nabellen en in sommige hardnekkige gevallen misschien ook ‘gewoon’ kappen met een klant. Bij wanbetaling betreft het vaak relatief kleine facturen en loont het letterlijk en figuurlijk niet om hier al te veel tijd in te steken. Zo’n klant is het gewoon niet waard.

Het meeste heb ik gek genoeg gehad aan een onconventionele tip van een anoniem iemand: focus je op het binnenhalen van opdrachten. Hoe meer opdrachten, hoe meer facturen, hoe minder die paar niet-betaalde facturen ertoe doen! Eén factuur van honderd of een paar honderd euro mag niet het verschil maken tussen een goede en een slechte maand, dus wellicht ligt mijn focus verkeerd inderdaad! Het wanbetalen an sich is misschien niet het probleem, maar er is een onderliggend probleem: ik heb te weinig opdrachten! Of eigenlijk precies genoeg, waardoor één wanbetaler het verschil maakt tussen een goede en slechte maand.

Bedankt

Alle meedenkers bedankt voor jullie reacties! Mocht de anonieme tipgever dit lezen: we sturen je heel graag alsnog jouw prijs op! Voor meer meedenkcasussen klik je hier. Zit je trouwens zelf met een probleem en ben je benieuwd hoe onze meedenkers daar tegenaan kijken? Mail ons dan gerust en we bekijken samen of jouw inzending geschikt is voor deze rubriek.

Illustratie: thethreesisters

Licentie: CC BY 2.0

63 reacties
Omdenken bij jouw organisatie?
Dat kan!
Bekijk de mogelijkheden
Nelleke Poorthuis
09-03-2016

Eigen omdenkverhaal? Denk mee! We zijn altijd op zoek naar mooie staaltjes omdenkerij.

Reageren onder dit verhaal kan helaas niet meer, maar we horen graag wat je wilt vertellen via contact@omdenken.nl.
P
Peter Simons
10-03-2016
Waar is de gelijkwaardigheid gebleven? Als jij je best doet goed werk af te leveren, binnen de gevraage termijn, dan mag de opdrachtgever zijn best doen op tijd te betalen. Wat is op tijd: op tijd is wat je van tevoren afspreekt. Er zijn redenen om heel laat te betalen (voor-financiering voor projecten), er zijn redenen waarom direct betalen redelijk is. Overleg hierover vóórdat je de opdracht aanneemt. En... je hoeft de opdracht niet aan te nemen als ze niet aan een vooraf afgesproken betalingsverplichting willen voldoen. Want je bent niet gelijk, maar wel gelijkwaardig. Lang leve ZZP!
J
Jaap
10-03-2016
Ik heb gelukkig weinig met dit probleem te maken. Wel een paar hints.
Ik stuur de facturen altijd per e-mail. Dan kunnen ze nooit in de (interne) post zoekraken.
Ik probeer maatjes te vinden die op de financiële administratie werken. Koffieautomaten en rookzuilen zijn goede ontmoetingsplekken.
Ten slotte, als er te laat betaald wordt, bel ik altijd even om te vragen of er iets mis gegaan is. "Ik zit er niet op te wachten, maar ik maakte me een beetje zorgen of er bij jullie iets mis gegaan is."
M
Michiel
10-03-2016
In mijn opdracht bevestiging vermeld en verwijs ik naar mijn ik algemene voorwaarden : betaling binnen 14 dagen. Afijn heb ook wel eens een groot geel memo plakkertje op de factuur geplakt : " deze factuur boven op de stapel :-) " of " deze factuur als eerste betalen :-) " ik kreeg per omgaande mailtje terug dat factuur voldaan was. Mijn humor camoufleerde de noodzaak.
W
William Maassen
10-03-2016
Als je de betalingstermijn oprekt van twee weken naar 30 dagen en het aantal wanbetalers neemt toe, zou je de betalingstermijn juist moeten verkorten. Als je daar een week van maakt, voelen klanten zich wellicht niet bezwaard om pas na twee weken te betalen, maar vinden ze vier weken mogelijk niet meer gepast. Daarmee stijgt wellicht het aantal klanten dat binnen 30 dagen betaalt.
Voor klanten die vaker niet op tijd betalen, zou je alvast een herinneringsmail/brief kunnen meesturen bij de rekening met het verzoek om deze na verstrijken van de betalingstermijn te openen...
I
Inge Buijs-Krebaum
10-03-2016
Mijn standaard toevoeging, op de factuur, is : 'reeds geleverde dienst. Werknemer is opgebloeid en gemotiveerd aan het werk'. Was het hiervoor een termijn van ca 90 dagen; na deze toevoeging is de factiuur binnen de termijn betaald. (Ik werk als externe vertrouwenspersoon)
C
Criene
10-03-2016
Heb je al eens aan een betalingskorting (van bv 2%) gedacht als het geld binnen een week op je rekening staat?
M
Maaike
10-03-2016
Wat een lastig probleem! Zelf vertel ik mijn opdrachtgever dat het lastig is om als zzp-er 'overeind te blijven' als er (te) laat wordt betaald. Vaak snapt men dit heel goed en is er meer begrip voor een korte betalingstermijn. Je beste kans is een voorkeurspositie te krijgen! Je gaf zelf de oplossing eigenlijk al, betalingstermijn niet verlengen, maar (in overleg) verkorten :-)
A
Anjo Seuters
10-03-2016
Probeer het betaalgedrag van jouw klanten af te stemmen op jouw eigen betaalgedrag. Dat kan 2 kanten op werken.
Of jij past jouw gedrag aan, aan die van jouw klant of andersom. Een gulden middenweg kan natuurlijk óók.
a
annemiek
10-03-2016
50% vooraf factureren is heel normaal in het bedrijfsleven. De helft van de bedrijven waar ik zaken mee doe doen het op deze wijze.
S
Sander Snoeren
10-03-2016
Ik heb ooit in het boek van Steve j. Martin gelezen dat hij, namens de Engelse belastingdienst, op de aanslag plaatste dat iets van 57% van de belastingbetalers op tijd betaalde, Hij noemde niet het percentage, maar het aantal miljoen mensen die onder die 57% viel. Sinds hij dat ene zinnetje op de aanslag had geplaatst steeg het percentage naar 86%.

Dit zou vallen onder de sociale psychologie dat mensen graag bij de meerderheid zouden behoren. Wellicht het onderzoeken waard.